Module 6.2: Thu thập và Xử lý Data
MangoAds Training - Biến raw data thành insights có giá trị
MỤC TIÊU HỌC TẬP
Sau khi hoàn thành module này, bạn sẽ:
✅ Biết cách export data từ Ads Manager ✅ Kết hợp data từ nhiều nguồn (FB, GA, CRM) ✅ Hiểu về Attribution Window và data discrepancy ✅ Clean và organize data hiệu quả ✅ Chuẩn bị data cho reporting
PHẦN 1: EXPORT DATA TỪ ADS MANAGER
1.1. Các cách export data
Tại MangoAds, chúng ta có 3 cách chính:
Cách 1: Export trực tiếp từ Ads Manager ⭐ Khuyên dùng
BƯỚC 1: Vào Ads Manager
BƯỚC 2: Chọn date range cần export
BƯỚC 3: Customize columns (chọn metrics cần thiết)
BƯỚC 4: Click "Export" → chọn format (.xlsx hoặc .csv)
Columns cần thiết cho Lead Gen (MangoAds Standard):
✅ Campaign Info:
• Campaign Name
• Ad Set Name
• Ad Name
• Status
✅ Performance:
• Impressions
• Reach
• Frequency
• Link Clicks
• CTR
• CPC
✅ Conversion:
• Leads (hoặc tên custom conversion)
• Cost per Lead
• Landing Page Views
• Form Submits
✅ Budget:
• Amount Spent
• Budget (daily/lifetime)
Cách 2: Sử dụng Breakdown
Breakdown by:
✓ Age & Gender
✓ Placement
✓ Device (Mobile vs Desktop)
✓ Time (by day, week)
Mục đích:
→ Hiểu audience nào perform tốt nhất
→ Tối ưu placement và device targeting
Ví dụ Analysis với Breakdown:
Campaign: Resort Nha Trang
Breakdown by Placement:
| Placement | Leads | CPL | Kết luận |
|-----------|-------|-----|----------|
| Facebook Feed | 120 | 85K | ✅ Tốt nhất |
| Instagram Feed | 80 | 110K | 📊 OK |
| Stories | 45 | 150K | ⚠️ Cao |
| Audience Network | 15 | 220K | ❌ Pause |
→ Action: Tập trung budget vào FB Feed
Cách 3: Tạo Custom Report (Advanced)
Facebook Ads Manager → Reports → Create Custom Report
Lợi ích:
✓ Save template để dùng lại
✓ Schedule export tự động
✓ Share với team
1.2. Export Data Best Practices của MangoAds
✅ DO:
• Export theo từng campaign (dễ phân tích)
• Chọn date range rõ ràng (VD: 01/11 - 30/11)
• Đặt tên file có ý nghĩa: [Client]_[Campaign]_[DateRange].xlsx
• Double check columns trước khi export
• Export raw data (không pre-filter)
❌ DON'T:
• Export toàn bộ account (quá nhiều data rối)
• Chọn date range quá dài (>3 tháng)
• Đặt tên file random: "export_123.xlsx"
• Filter data trong Ads Manager trước khi export
PHẦN 2: KẾT HỢP DATA TỪ NHIỀU NGUỒN
2.1. Sources of Truth tại MangoAds
📊 Facebook Ads Manager
→ Impressions, Clicks, CPL (from FB Pixel)
📈 Google Analytics
→ Website behavior, time on site, bounce rate
📞 CRM / Sales System
→ Lead quality, conversion to customer, revenue
📝 Call Tracking
→ Phone call leads, call duration, conversion
2.2. Tại sao phải kết hợp nhiều nguồn?
Ví dụ thực tế MangoAds:
Campaign: Spa Wellness
Facebook Ads Manager báo:
• Leads: 200
• CPL: 75,000 VNĐ
CRM data show:
• Qualified Leads: 130 (65%)
• Booked appointments: 85 (42.5%)
• Actual CAC: 176,000 VNĐ
→ Reality check: CPL từ Facebook không phản ánh toàn bộ story
→ Need to track full funnel!
2.3. Data Integration Process của MangoAds
Step 1: Export từ mỗi source
FB Ads Manager → Export leads data
Google Analytics → Export website behavior
CRM → Export lead status & conversions
Step 2: Match data bằng common identifier
Common Identifier: Lead ID hoặc Email
Ví dụ:
FB Data: CRM Data:
Lead_001, email@ → Lead_001, email@, Status: Converted
Lead_002, email@ → Lead_002, email@, Status: Qualified
Lead_003, email@ → Lead_003, email@, Status: Invalid
Step 3: Merge vào master sheet
Template Master Sheet của MangoAds:
| Lead ID | Source | Date | Phone | CPL | Status (CRM) | Converted | Revenue | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| L001 | FB Ads | 05/11 | xxx@ | 090x | 75K | Converted | Yes | 2.5M |
| L002 | FB Ads | 05/11 | yyy@ | 091x | 75K | Qualified | Pending | - |
| L003 | FB Ads | 06/11 | zzz@ | fake | 75K | Invalid | No | - |
PHẦN 3: ATTRIBUTION WINDOW & DATA DISCREPANCY
3.1. Attribution Window là gì?
Định nghĩa:
Khoảng thời gian Facebook "claim credit" cho một conversion
sau khi user thấy hoặc click vào ad
Default Attribution Windows:
| Action | View-through | Click-through |
|---|---|---|
| Standard | 1 day view | 7 days click |
| Website | 1 day view | 7 days click |
| Engagement | 1 day view | 7 days click |
Ví dụ:
Timeline:
Nov 1: User thấy ad (impression)
Nov 3: User click vào ad
Nov 5: User điền form → Lead!
Attribution:
✅ Facebook sẽ count lead này vì:
• Click cách đây 2 ngày (trong window 7 ngày)
---
Nov 1: User thấy ad (impression)
Nov 10: User tự search brand và điền form
Attribution:
❌ Facebook KHÔNG count vì:
• Không có click
• Impression cách đây 10 ngày (ngoài window 1 ngày)
3.2. Data Discrepancy (Sai lệch số liệu)
Hiện tượng phổ biến:
Facebook Ads Manager báo: 200 leads
Google Analytics báo: 175 form submits
CRM nhận được: 160 leads
→ Tại sao khác nhau??? 🤔
Nguyên nhân:
1️⃣ Attribution Window khác nhau
• FB: 7 days click / 1 day view
• GA: Last click attribution
2️⃣ Tracking delay
• User submit form
• FB Pixel chưa fire
• Data chưa sync
3️⃣ Technical issues
• Adblocker
• iOS 14+ tracking limit
• Pixel not firing correctly
4️⃣ Duplicate submissions
• User submit form 2 lần
• FB count 2, CRM dedupe thành 1
5️⃣ Spam / Test submissions
• FB count tất cả
• CRM filter out spam
3.3. Xử lý Data Discrepancy tại MangoAds
Nguyên tắc vàng:
"CRM là source of truth cuối cùng"
Priority:
1. CRM data (actual leads received)
2. GA data (cross-check)
3. FB data (initial reference)
Acceptable Discrepancy Range:
✅ Acceptable: ±10-15%
→ Normal due to attribution, tracking delay
⚠️ Warning: 15-25%
→ Check tracking setup
❌ Critical: >25%
→ Serious technical issues, investigate immediately
Ví dụ xử lý:
Scenario:
FB báo: 200 leads
CRM nhận: 170 leads
Discrepancy: 15%
Investigation:
✓ Check Pixel setup → OK
✓ Check form tracking → OK
✓ Compare lead list → Found 30 duplicate submissions
Resolution:
→ 15% discrepancy is normal
→ Report in deck: "200 leads generated (170 unique)"
→ CPL calculation based on: 170 leads
PHẦN 4: DATA CLEANING & ORGANIZING
4.1. Common Data Issues
❌ Missing data (blank cells)
❌ Duplicate rows
❌ Inconsistent formatting (dates, phone numbers)
❌ Outliers (CPC = 1,000,000 VNĐ?)
❌ Wrong data types (numbers as text)
4.2. Data Cleaning Checklist của MangoAds
BƯỚC 1: Remove duplicates
Excel: Data → Remove Duplicates
Google Sheets: Data → Data cleanup → Remove duplicates
Check duplicates by: Lead ID hoặc Email
BƯỚC 2: Standardize formats
Dates:
❌ 05/11/2024, 5-11-24, Nov 5
✅ 2024-11-05 (YYYY-MM-DD)
Phone numbers:
❌ 0901234567, +84901234567, 090-123-4567
✅ 0901234567 (consistent format)
Currency:
❌ 75000, 75,000, 75K
✅ 75,000 (với comma separator)
BƯỚC 3: Handle missing data
Rule tại MangoAds:
• Missing CPL → Calculate từ Spend / Leads
• Missing Status → Mark as "Pending Review"
• Missing Email/Phone → Mark lead as "Invalid"
• Missing Date → Cross-check với FB export
BƯỚC 4: Identify và remove outliers
Ví dụ:
Normal CPL range: 50K - 150K
Outlier found: CPL = 1,500K
→ Check: Là do ad set chỉ có 1 lead?
→ Decision: Remove khỏi average calculation (or note trong report)
4.3. Organizing Data for Analysis
File Structure của MangoAds:
📁 [Client Name]_[Month]_Reports/
├─ 📄 01_Raw_Data_FB.xlsx
├─ 📄 02_Raw_Data_GA.xlsx
├─ 📄 03_Raw_Data_CRM.xlsx
├─ 📄 04_Master_Data_Cleaned.xlsx ← Working file
└─ 📄 05_Final_Report.pdf
Master Data Structure:
Sheet 1: Campaign Summary
• High-level metrics by campaign
Sheet 2: Daily Breakdown
• Performance by day
Sheet 3: Ad Set Level
• Detailed breakdown by ad set
Sheet 4: Lead List
• Individual lead data with status
Sheet 5: Calculations
• All formulas and pivot tables
PHẦN 5: CALCULATIONS & FORMULAS
5.1. Essential Formulas cho Reporting
1. CPL (Cost per Lead)
=Total_Spend / Total_Leads
Example:
=B2/C2
where B2 = Spend, C2 = Leads
2. CTR (Click-through Rate)
=(Link_Clicks / Impressions) * 100
Example:
=(D2/E2)*100
Format as percentage with 2 decimals
3. Form Completion Rate
=(Form_Submits / Landing_Page_Views) * 100
Example:
=(F2/G2)*100
4. Lead Quality Rate
=(Qualified_Leads / Total_Leads) * 100
Example:
=(H2/C2)*100
5. ROI
=((Revenue - Cost) / Cost) * 100
Example:
=((I2-B2)/B2)*100
Note: Cần data revenue từ CRM
5.2. Pivot Tables cho Quick Analysis
Use Cases:
1. Performance by Campaign
Rows: Campaign Name
Values: Sum of Spend, Sum of Leads, Average CPL
2. Performance by Date
Rows: Date
Values: Sum of Leads, Average CPL
3. Performance by Audience
Rows: Audience Name
Values: CTR, CPL, Lead Quality Rate
PHẦN 6: AUTOMATION & TEMPLATES
6.1. Template của MangoAds
Lead Gen Reporting Template:
Includes:
✓ Auto-calculated metrics
✓ Conditional formatting (green/red based on targets)
✓ Charts auto-update
✓ Multiple sheet views
✓ Ready for client presentation
6.2. Tips để tiết kiệm thời gian
✅ Sử dụng named ranges
• Thay vì: =SUM(B2:B100)
• Dùng: =SUM(Total_Spend)
✅ Data validation
• Dropdown cho Status: Qualified / Invalid / Pending
• Tránh typo errors
✅ Conditional formatting
• CPL > target → màu đỏ
• CPL < target → màu xanh
✅ Template formulas
• Setup once, reuse forever
PHẦN 7: THỰC HÀNH
📝 BÀI TẬP 1: Data Cleaning
Scenario: Bạn nhận được file export từ Ads Manager với các issues:
- 5 duplicate leads
- Missing CPL cho 10 rows
- Dates không consistent
- 2 outliers (CPL > 1M)
Nhiệm vụ:
- Clean data theo checklist
- Calculate missing CPL
- Standardize dates
- Handle outliers (remove hoặc note)
- Create clean master file
📝 BÀI TẬP 2: Data Integration
Case Study:
FB Data: 250 leads
GA Data: 230 form submissions
CRM Data: 210 leads received
Discrepancy: 16%
Nhiệm vụ:
- Calculate discrepancy %
- Investigate possible causes
- Determine source of truth
- Decide which number to report
- Write explanation for client
📝 BÀI TẬP 3: Master Sheet Creation
Given:
- Raw FB export (campaign data)
- Raw CRM export (lead status)
- Need to create master analysis file
Nhiệm vụ:
- Import cả 2 files
- Match data by Lead ID
- Calculate all key metrics
- Create pivot tables
- Prepare for reporting
PHẦN 8: TROUBLESHOOTING
Common Issues & Solutions
Issue 1: Pixel not firing
Symptoms: FB báo 0 leads, nhưng form có submissions
Solution:
→ Check Pixel code trên website
→ Use Facebook Pixel Helper extension
→ Test event trong Events Manager
Issue 2: Wrong attribution
Symptoms: Leads appear nhiều ngày sau khi submit
Solution:
→ Check attribution window settings
→ Export by "Conversion time" not "Impression time"
Issue 3: Data không match
Symptoms: FB vs GA số liệu chênh lệch >30%
Solution:
→ Check tracking setup on landing page
→ Verify UTM parameters
→ Compare time zones (FB vs GA)
CHECKLIST HOÀN THÀNH MODULE 6.2
- Biết cách export data từ Ads Manager
- Customize columns đúng cho Lead Gen
- Hiểu Attribution Window
- Xử lý được data discrepancy
- Clean data theo checklist
- Kết hợp data từ nhiều sources
- Tạo được master analysis file
- Hoàn thành 2/3 bài tập
TIẾP THEO: 👉 Module 6.3: Tạo Report cho Khách hàng
© 2024 MangoAds - Internal Training Materials