Module 2.3: Quy trình Làm việc Nội bộ tại MangoAds

MangoAds Training - Làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, và có hệ thống

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi hoàn thành module này, bạn sẽ:

✅ Hiểu rõ workflow từ Sales đến Execution Team tại MangoAds

✅ Biết sử dụng templates và tools nội bộ

✅ Quản lý timeline và deliverables một cách chuyên nghiệp

✅ Communication hiệu quả với team và khách hàng

✅ Thực hiện handover và documentation đúng chuẩn

✅ Handle feedback và revisions một cách có hệ thống

PHẦN 1: TỔNG QUAN QUY TRÌNH TẠI MANGOADS

1.1. Organizational Structure

Team structure của MangoAds:

                    ┌─────────────┐
                    │   DIRECTOR  │
                    └──────┬──────┘
                           │
           ┌───────────────┼───────────────┐
           │               │               │
      ┌────┴────┐    ┌────┴────┐    ┌────┴────┐
      │  SALES  │    │ STRATEGY│    │  ADMIN  │
      │  TEAM   │    │  TEAM   │    │  TEAM   │
      └────┬────┘    └────┬────┘    └─────────┘
           │              │
           │    ┌─────────┼─────────┐
           │    │         │         │
           │  ┌─┴──┐   ┌──┴──┐   ┌──┴───┐
           │  │ AM │   │ ADS │   │DESIGN│
           └─→│TEAM│   │ TEAM│   │ TEAM │
              └────┘   └─────┘   └──────┘

Vai trò của từng team:

SALES TEAM:
• First contact với khách hàng
• Qualify leads
• Initial consultation
• Close deal & sign contract

ACCOUNT MANAGER (AM) TEAM:
• Main point of contact sau khi ký
• Conduct discovery call & brief
• Analysis & insights
• Strategy oversight
• Client communication
• Project management

STRATEGY TEAM:
• Planning & strategy development
• Audience research
• Competitor analysis
• Campaign structure

ADS TEAM (Media Buyers):
• Campaign setup & launch
• Daily monitoring & optimization
• A/B testing
• Performance analysis

DESIGN TEAM:
• Creative production
• Ad design (images, videos)
• Landing page design
• Brand assets

1.2. End-to-End Workflow

7 phases từ lead → ongoing campaign:

PHASE 1: LEAD & QUALIFICATION
├─ Sales Team nhận lead
├─ Initial screening call
├─ Qualify: Budget, Timeline, Fit
└─ Hand over to AM nếu qualified

PHASE 2: DISCOVERY & BRIEF
├─ AM schedule discovery call
├─ Conduct comprehensive brief (Module 2.1)
├─ Collect assets & access
└─ Create Client Brief Document

PHASE 3: ANALYSIS & RESEARCH
├─ Account audit (if existing)
├─ Audience research (Module 2.2)
├─ Competitor analysis
├─ SWOT analysis
└─ Customer journey mapping

PHASE 4: STRATEGY & PLANNING
├─ Strategy Team develop approach
├─ Campaign structure
├─ Budget allocation
├─ Creative brief
├─ Timeline planning
└─ Create Planning Document

PHASE 5: PROPOSAL & APPROVAL
├─ AM compile proposal
├─ Present to client
├─ Handle questions & revisions
├─ Get approval & sign-off
└─ Collect payment (if milestone-based)

PHASE 6: EXECUTION & LAUNCH
├─ Design Team: Creative production
├─ Ads Team: Campaign setup
├─ AM: Quality check
├─ Client: Final approval
└─ Launch campaign

PHASE 7: MANAGEMENT & OPTIMIZATION
├─ Ads Team: Daily monitoring
├─ AM: Weekly check-ins with client
├─ Optimization & scaling
├─ Monthly reporting
└─ Ongoing improvements

PHẦN 2: FLOW LÀM VIỆC TỪ SALES ĐÊN EXECUTION

2.1. Handover từ Sales đến Account Manager

Khi nào handover xảy ra:

✅ Client đã sign contract
✅ Deposit đã được thanh toán
✅ Project kick-off date confirmed

Handover Meeting (30 phút)

Checklist thông tin Sales cần pass to AM:

═══════════════════════════════════════════════
         SALES → AM HANDOVER CHECKLIST
═══════════════════════════════════════════════

☐ CLIENT BASIC INFO:
  • Company name, contact person, phone, email
  • Industry, business model
  • Decision maker & stakeholders

☐ PROJECT DETAILS:
  • Services sold (what campaigns)
  • Budget agreed
  • Timeline & start date
  • Contract duration

☐ EXPECTATIONS & GOALS:
  • What client wants to achieve
  • Success metrics discussed
  • Any specific requests or concerns

☐ RELATIONSHIP NOTES:
  • Client personality & preferences
  • Communication style
  • Hot buttons / sensitivities
  • Previous marketing experience

☐ ADMINISTRATIVE:
  • Contract signed ✓
  • Payment status
  • Invoice details
  • Any special terms

☐ NEXT STEPS:
  • Who schedules discovery call (AM)
  • Deadline for first deliverable
  • Internal project code

═══════════════════════════════════════════════

Template email AM gửi cho client sau handover:

Subject: Chào mừng đến MangoAds - Let's Get Started! 🚀

Kính gửi Anh/Chị [Tên],

Em là [Tên AM], Account Manager sẽ đồng hành cùng Anh/Chị
trong dự án [tên dự án] tại MangoAds.

Rất vui được hợp tác cùng Anh/Chị! 😊

📅 NEXT STEPS:

1. Discovery Call (tuần này)
   Để hiểu sâu hơn về mục tiêu và xây dựng chiến lược tốt nhất,
   em muốn schedule một cuộc gọi khoảng 45-60 phút.

   Anh/Chị có thể chọn thời gian phù hợp tại đây:
   [Link Calendly]

2. Chuẩn bị assets
   Anh/Chị vui lòng chuẩn bị:
   • Logo, hình ảnh sản phẩm/dịch vụ
   • Access Facebook Page, Business Manager
   • Bất kỳ tài liệu marketing nào đã có

3. Timeline dự kiến
   • [Date]: Discovery call
   • [Date]: Proposal & strategy
   • [Date]: Campaign launch

📞 LIÊN HỆ:

Anh/Chị có thể liên hệ em bất cứ lúc nào:
• Phone/Zalo: [số điện thoại]
• Email: [email]
• Working hours: 9:00 - 18:00 (T2-T6)

Em sẽ phản hồi trong vòng 2 giờ làm việc.

Looking forward to working together!

Best regards,
[Tên]
Account Manager - MangoAds

2.2. AM Coordination với Strategy Team

Sau khi hoàn thành Discovery Call và Analysis:

AM tổ chức Strategy Kick-off Meeting với Strategy Team.

Strategy Kick-off Agenda (60 phút)

┌────────────────────────────────────────────┐
│  STRATEGY KICK-OFF MEETING                 │
│  Project: [Client Name]                    │
│  Date: [Date]                              │
│  Attendees: AM, Strategy Lead, Ads Lead    │
└────────────────────────────────────────────┘

📋 AGENDA:

1. CLIENT OVERVIEW (10 phút)
   • AM presents Client Brief
   • Business goals & expectations
   • Budget & timeline
   • Special requirements

2. ANALYSIS REVIEW (15 phút)
   • Account audit findings
   • Audience insights
   • Competitor landscape
   • SWOT summary

3. STRATEGY BRAINSTORM (20 phút)
   • Campaign structure discussion
   • Funnel approach
   • Targeting strategy
   • Creative direction
   • Budget allocation

4. ASSIGNMENT & TIMELINE (10 phút)
   • Who does what
   • Deliverable deadlines
   • Internal review dates
   • Client presentation date

5. QUESTIONS & CONCERNS (5 phút)

Output từ meeting:

✅ Strategy direction agreed
✅ Tasks assigned với deadlines
✅ Timeline confirmed

2.3. Strategy Development Process

Strategy Team workflow:

WEEK 1: RESEARCH & ANALYSIS
├─ Day 1-2: Deep dive research
│   • Audience insights
│   • Competitor deep dive
│   • Industry benchmarks
│
├─ Day 3-4: Strategy framework
│   • Campaign structure
│   • Funnel design
│   • Targeting plan
│   • Budget allocation
│
└─ Day 5: Creative brief
    • Creative concepts
    • Messaging pillars
    • Visual direction
    • Content calendar

WEEK 2: PLANNING DOCUMENT
├─ Day 1-2: Draft planning doc
├─ Day 3: Internal review
├─ Day 4: Revisions
└─ Day 5: Final version to AM

WEEK 3: PROPOSAL PREPARATION
├─ AM compiles proposal
├─ Design team: Proposal design
└─ Rehearsal presentation

Template Assignment cho Strategy Team:

═══════════════════════════════════════════════
           STRATEGY TEAM ASSIGNMENT
═══════════════════════════════════════════════

Project: Golden Shell Restaurant - Lead Gen
Assigned to: Strategy Team (Lead: [Tên])
Due date: [Date]

───────────────────────────────────────────────
DELIVERABLES REQUIRED:
───────────────────────────────────────────────

☐ 1. AUDIENCE STRATEGY
     • 3-5 core audiences defined
     • Targeting parameters detailed
     • LAL & retargeting plan
     Due: [Date]

☐ 2. CAMPAIGN STRUCTURE
     • Campaign architecture (TOFU/MOFU/BOFU)
     • Ad set breakdown
     • Budget allocation per stage
     Due: [Date]

☐ 3. CREATIVE BRIEF
     • Messaging frameworks
     • Creative concepts (3-5 ideas)
     • Format recommendations
     • Copy guidelines
     Due: [Date]

☐ 4. PLANNING DOCUMENT
     • Complete strategy document
     • Timeline with milestones
     • KPIs & success metrics
     Due: [Date] (Final)

───────────────────────────────────────────────
RESOURCES PROVIDED:
───────────────────────────────────────────────
• Client Brief Document
• Analysis Summary Report
• Brand assets folder (Drive link)
• Competitor research notes

───────────────────────────────────────────────
INTERNAL REVIEW:
───────────────────────────────────────────────
Review date: [Date]
Reviewers: AM + Ads Lead
Feedback deadline: [Date]

═══════════════════════════════════════════════

PHẦN 3: TEMPLATE VÀ TÀI LIỆU

3.1. MangoAds Document Library

Tất cả templates được organize trong Google Drive:

📁 MangoAds Drive
├─📁 Templates
│  ├─📁 Client-Facing
│  │  ├─ Client Brief Template.docx
│  │  ├─ Proposal Template.pptx
│  │  ├─ Monthly Report Template.xlsx
│  │  └─ Contract Template.docx
│  │
│  ├─📁 Internal
│  │  ├─ Project Kickoff Template.docx
│  │  ├─ Strategy Planning Template.docx
│  │  ├─ Creative Brief Template.docx
│  │  ├─ Campaign Setup Checklist.xlsx
│  │  └─ Handover Document.docx
│  │
│  └─📁 Tracking
│     ├─ Project Timeline Template.xlsx
│     ├─ Budget Tracker.xlsx
│     └─ Campaign Performance Dashboard.xlsx
│
├─📁 Brand Assets
│  ├─ MangoAds Logo
│  ├─ Presentation Templates
│  └─ Email Signatures
│
├─📁 Training Materials
│  ├─ Process Documentation
│  ├─ Best Practices
│  └─ Case Studies
│
└─📁 Active Projects
   └─ [Organized by client name]

3.2. Key Templates Walkthrough

Template 1: Planning Document

Cấu trúc Planning Doc chuẩn của MangoAds:

═══════════════════════════════════════════════
              FACEBOOK ADS STRATEGY
              [CLIENT NAME]
═══════════════════════════════════════════════

Prepared by: MangoAds
Date: [Date]
Version: 1.0

───────────────────────────────────────────────
TABLE OF CONTENTS
───────────────────────────────────────────────
1. Executive Summary
2. Situation Analysis
3. Target Audience
4. Campaign Strategy
5. Creative Direction
6. Budget & Timeline
7. Success Metrics & KPIs
8. Next Steps

───────────────────────────────────────────────
1. EXECUTIVE SUMMARY
───────────────────────────────────────────────

Business Goal:
[Tóm tắt mục tiêu kinh doanh của khách hàng]

Marketing Objective:
[Objective cụ thể của campaign]

Budget: [X VNĐ]
Timeline: [Start - End date]

Expected Results:
• [KPI 1]: [Target]
• [KPI 2]: [Target]
• [KPI 3]: [Target]

───────────────────────────────────────────────
2. SITUATION ANALYSIS
───────────────────────────────────────────────

Current State:
• [Describe current marketing efforts]
• [Key challenges]
• [Opportunities identified]

SWOT Summary:
• Strengths: [Key strengths to leverage]
• Weaknesses: [How we'll address them]
• Opportunities: [How we'll capitalize]
• Threats: [Mitigation strategies]

Competitive Landscape:
• [Main competitors]
• [Our differentiation]

───────────────────────────────────────────────
3. TARGET AUDIENCE
───────────────────────────────────────────────

Primary Audience:
┌──────────────────────────────────────┐
│ Persona: [Name]                      │
├──────────────────────────────────────┤
│ Demographics:                        │
│ • Age: [range]                       │
│ • Gender: [M/F/Both]                 │
│ • Location: [Cities]                 │
│ • Income: [Range]                    │
│                                      │
│ Psychographics:                      │
│ • Interests: [List]                  │
│ • Behaviors: [List]                  │
│ • Pain points: [List]                │
│ • Motivations: [List]                │
│                                      │
│ Targeting:                           │
│ • [Specific targeting parameters]    │
│ • Estimated audience size: [X]       │
└──────────────────────────────────────┘

Secondary Audience:
[Repeat structure]

Retargeting Audiences:
• Website visitors (30/60/90 days)
• Engaged with FB/IG content
• Video viewers
• Custom lists (if available)

Lookalike Audiences:
• LAL 1% of website visitors
• LAL 1% of customer list
• LAL 1-2% of engaged users

───────────────────────────────────────────────
4. CAMPAIGN STRATEGY
───────────────────────────────────────────────

Funnel Approach: [Full / Simplified / Direct]

Campaign Structure:
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ TOFU - AWARENESS (30% budget)              │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ Objective: Video Views / Reach              │
│ Audience: Cold - Interest-based             │
│ Creative: Brand story, showcase             │
│ Goal: Build awareness & warm up             │
│ Expected reach: [X] people                  │
└─────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────┐
│ MOFU - CONSIDERATION (30% budget)           │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ Objective: Traffic / Engagement             │
│ Audience: Warm - Engaged users              │
│ Creative: Benefits, social proof            │
│ Goal: Drive interest & consideration        │
│ Expected clicks: [X]                        │
└─────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────┐
│ BOFU - CONVERSION (40% budget)              │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ Objective: Conversions / Leads              │
│ Audience: Hot - Retargeting                 │
│ Creative: Strong CTA, offers                │
│ Goal: Drive bookings/leads                  │
│ Expected conversions: [X]                   │
└─────────────────────────────────────────────┘

───────────────────────────────────────────────
5. CREATIVE DIRECTION
───────────────────────────────────────────────

Messaging Pillars:
1. [Pillar 1]: [Description]
2. [Pillar 2]: [Description]
3. [Pillar 3]: [Description]

Creative Concepts:
Concept A: [Name & Description]
• Format: Video 30s
• Hook: [Hook copy]
• Key message: [Message]
• CTA: [Call to action]
• Visual: [Description]

Concept B: [Name & Description]
[Repeat structure]

Concept C: [Name & Description]
[Repeat structure]

Format Mix:
• 50% Video ads (Reels, Feed videos)
• 30% Single image
• 20% Carousel

Copy Guidelines:
• Tone: [Friendly / Professional / Luxury]
• Language: Vietnamese
• Length: Short, concise (< 125 chars primary)
• Focus: Benefits over features
• Include: Social proof, urgency

───────────────────────────────────────────────
6. BUDGET & TIMELINE
───────────────────────────────────────────────

Total Budget: [X VNĐ]
Duration: [X months]
Monthly Budget: [Y VNĐ]

Budget Allocation:
┌──────────────┬─────────┬──────────┬─────────┐
│ Stage        │ Budget  │ %        │ Goal    │
├──────────────┼─────────┼──────────┼─────────┤
│ TOFU         │ [X VNĐ] │ 30%      │ Reach   │
│ MOFU         │ [X VNĐ] │ 30%      │ Traffic │
│ BOFU         │ [X VNĐ] │ 40%      │ Leads   │
└──────────────┴─────────┴──────────┴─────────┘

Timeline:
Week 1-2: Setup & Testing
Week 3-4: Optimization
Week 5+: Scaling

Milestones:
✓ [Date]: Campaign launch
✓ [Date]: First optimization checkpoint
✓ [Date]: Mid-campaign review
✓ [Date]: Final optimization
✓ [Date]: Campaign end & full report

───────────────────────────────────────────────
7. SUCCESS METRICS & KPIs
───────────────────────────────────────────────

Primary KPIs:
• [KPI 1]: [Current] → [Target]
• [KPI 2]: [Current] → [Target]
• [KPI 3]: [Current] → [Target]

Secondary KPIs:
• [KPI 4]: [Target]
• [KPI 5]: [Target]

Benchmarks:
[Industry benchmarks for comparison]

Reporting Frequency:
• Daily: Internal monitoring
• Weekly: Quick update to client
• Monthly: Full performance report

───────────────────────────────────────────────
8. NEXT STEPS
───────────────────────────────────────────────

Upon Approval:
☐ Finalize creative production (Week 1)
☐ Setup technical infrastructure (Week 1)
☐ Build audiences & campaigns (Week 1)
☐ Internal QA & testing (Week 2)
☐ Client final review (Week 2)
☐ Launch campaign (Week 2 end)

Timeline to Launch: 2 weeks from approval

═══════════════════════════════════════════════

Template 2: Creative Brief for Design Team

═══════════════════════════════════════════════
              CREATIVE BRIEF
              [CLIENT NAME]
═══════════════════════════════════════════════

Project: [Campaign name]
Date: [Date]
Briefed by: [AM name]
Designer assigned: [Designer name]
Due date: [Date]

───────────────────────────────────────────────
1. PROJECT OVERVIEW
───────────────────────────────────────────────

Campaign objective: [Lead Gen / Traffic / Awareness]
Platform: Facebook & Instagram
Duration: [Timeline]

───────────────────────────────────────────────
2. TARGET AUDIENCE
───────────────────────────────────────────────

Who are we talking to?
[Brief persona description]

What do they care about?
[Key interests, values, pain points]

───────────────────────────────────────────────
3. KEY MESSAGE
───────────────────────────────────────────────

Single most important thing to communicate:
[One sentence]

Supporting messages:
• [Point 1]
• [Point 2]
• [Point 3]

Tone & voice:
[Friendly / Professional / Aspirational / etc.]

───────────────────────────────────────────────
4. CREATIVE DELIVERABLES
───────────────────────────────────────────────

☐ Video Ads (Priority: High)
   Quantity: 3 versions
   Format: 9:16 (Stories/Reels) + 1:1 (Feed)
   Length: 15-30 seconds
   Requirements:
   • Captions mandatory
   • Logo placement: Subtle
   • CTA at end: [Specific CTA]
   • Music: [Style]

☐ Image Ads (Priority: High)
   Quantity: 5 versions
   Format: 1080x1080px (square)
   Requirements:
   • Minimal text overlay (< 20%)
   • High-quality product shots
   • Brand colors: [Specify]
   • Logo: Bottom right

☐ Carousel Ads (Priority: Medium)
   Quantity: 1 set (5 cards)
   Format: 1080x1080px each
   Requirements:
   • Tell a story across cards
   • Consistent style
   • CTA on final card

───────────────────────────────────────────────
5. CREATIVE DIRECTION
───────────────────────────────────────────────

Visual style:
[Clean / Vibrant / Luxurious / Rustic / etc.]

Color palette:
• Primary: [Color]
• Secondary: [Color]
• Accent: [Color]

Do's:
✅ [Guideline 1]
✅ [Guideline 2]
✅ [Guideline 3]

Don'ts:
❌ [Avoid 1]
❌ [Avoid 2]
❌ [Avoid 3]

───────────────────────────────────────────────
6. REFERENCES & INSPIRATION
───────────────────────────────────────────────

Brand assets folder: [Drive link]

Inspiration examples:
• [Link to competitor ad we like]
• [Link to style reference]
• [Mood board link]

Previous successful creatives (if any):
• [Link to past ads that worked]

───────────────────────────────────────────────
7. COPY (Draft)
───────────────────────────────────────────────

Ad 1:
[Primary text draft]
[Headline]
[CTA]

Ad 2:
[Primary text draft]
[Headline]
[CTA]

───────────────────────────────────────────────
8. TIMELINE & REVIEW PROCESS
───────────────────────────────────────────────

✓ [Date]: First draft due
✓ [Date]: Internal review & feedback
✓ [Date]: Revisions due
✓ [Date]: Client review
✓ [Date]: Final versions
✓ [Date]: Campaign launch

Review process:
1. Designer submits to AM
2. AM reviews & provides feedback (24h)
3. Designer revises (24h)
4. Submit to client for approval
5. Client feedback (48h)
6. Final revisions & export

═══════════════════════════════════════════════

PHẦN 4: TIMELINE CHUẨN CHO MỖI DỰ ÁN

4.1. Standard Project Timeline

Timeline 6 tuần từ kickoff đến launch (chuẩn cho dự án mới):

TUẦN 1: DISCOVERY & RESEARCH
┌──────────────────────────────────────┐
│ Mon-Tue: Discovery call & brief      │
│ Wed-Thu: Analysis & research         │
│ Fri: Strategy kickoff meeting        │
└──────────────────────────────────────┘

TUẦN 2: STRATEGY DEVELOPMENT
┌──────────────────────────────────────┐
│ Mon-Wed: Strategy development        │
│ Thu: Internal review                 │
│ Fri: Revisions & finalize            │
└──────────────────────────────────────┘

TUẦN 3: PROPOSAL & APPROVAL
┌──────────────────────────────────────┐
│ Mon: Proposal preparation            │
│ Tue: Rehearsal presentation          │
│ Wed: Client presentation             │
│ Thu-Fri: Q&A, revisions, approval    │
└──────────────────────────────────────┘

TUẦN 4: CREATIVE PRODUCTION
┌──────────────────────────────────────┐
│ Mon: Creative brief to Design        │
│ Tue-Thu: Design production           │
│ Fri: First draft review              │
└──────────────────────────────────────┘

TUẦN 5: SETUP & REVIEW
┌──────────────────────────────────────┐
│ Mon: Creative revisions              │
│ Tue: Campaign setup (Ads Team)       │
│ Wed: Internal QA                     │
│ Thu: Client review creatives         │
│ Fri: Final approvals                 │
└──────────────────────────────────────┘

TUẦN 6: LAUNCH & MONITORING
┌──────────────────────────────────────┐
│ Mon: Final setup & checks            │
│ Tue: LAUNCH! 🚀                       │
│ Wed-Fri: Close monitoring            │
└──────────────────────────────────────┘

4.2. Fast-Track Timeline (Rush Projects)

Có thể rút ngắn xuống 3 tuần nếu urgent:

TUẦN 1: DISCOVERY + STRATEGY
├─ Day 1-2: Brief & research
├─ Day 3-4: Strategy development
└─ Day 5: Client presentation

TUẦN 2: CREATIVE + SETUP
├─ Day 1-2: Creative production
├─ Day 3: Campaign setup
├─ Day 4: Reviews
└─ Day 5: Approvals

TUẦN 3: LAUNCH + OPTIMIZE
├─ Day 1: Final QA
├─ Day 2: LAUNCH
└─ Day 3-5: Monitoring & optimization

⚠️ Lưu ý: Fast-track trade-offs
• Ít thời gian test & iterate
• Có thể cần work weekend
• Requires immediate client feedback
• Premium pricing (+20-30%)

PHẦN 5: QUY TRÌNH APPROVAL VÀ FEEDBACK

5.1. Internal Review Process

3-tier review tại MangoAds:

LEVEL 1: PEER REVIEW
├─ Reviewer: Đồng nghiệp cùng level
├─ Focus: Completeness, clarity
├─ Timeline: 24 hours
└─ Method: Comments in Google Docs

LEVEL 2: TEAM LEAD REVIEW
├─ Reviewer: Team lead/Senior
├─ Focus: Strategy soundness, quality
├─ Timeline: 24 hours
└─ Method: Review meeting + written feedback

LEVEL 3: DIRECTOR REVIEW (if needed)
├─ Reviewer: Director
├─ Focus: Strategic alignment, client fit
├─ Timeline: 24 hours
└─ Method: Final sign-off

Review checklist:

☐ Strategy Review:
  • Aligned với client goals?
  • Targeting có sound không?
  • Budget allocation hợp lý?
  • KPIs realistic?

☐ Creative Review:
  • On-brand?
  • Clear messaging?
  • Technical specs đúng?
  • No spelling/grammar errors?

☐ Presentation Review:
  • Professional appearance?
  • Easy to understand?
  • Data accurate?
  • Action items clear?

5.2. Client Feedback Handling

Quy trình nhận và xử lý feedback từ khách hàng:

BƯỚC 1: Schedule Review Meeting

Email template:

Subject: [Client Name] - Strategy Presentation

Kính gửi Anh/Chị [Tên],

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian! MangoAds đã hoàn thành
chiến lược cho campaign [tên campaign].

Em muốn schedule một buổi presentation khoảng 60 phút
để trình bày strategy và nghe ý kiến của Anh/Chị.

Anh/Chị có thể chọn slot phù hợp tại đây:
[Calendly link]

Em sẽ gửi trước tài liệu 24h trước meeting để Anh/Chị
có thời gian xem trước.

Trong meeting chúng ta sẽ:
✓ Trình bày strategy tổng thể
✓ Giải thích campaign structure
✓ Showcase creative concepts
✓ Thảo luận timeline & next steps
✓ Q&A

Looking forward!

Best,
[Tên] - MangoAds

BƯỚC 2: Presentation Meeting

Agenda chuẩn:

0-5 min: Warm-up & recap objectives
5-20 min: Strategy walkthrough
20-35 min: Creative concepts showcase
35-45 min: Budget, timeline, KPIs
45-55 min: Discussion & feedback
55-60 min: Next steps & action items

Best practices khi present:

DO:
✅ Explain the "why" behind decisions
✅ Use client's language (not jargon)
✅ Show examples & references
✅ Invite questions throughout
✅ Take notes of feedback
✅ Summarize action items at end

DON'T:
❌ Rush through slides
❌ Get defensive about feedback
❌ Promise what you can't deliver
❌ Miss recording action items

BƯỚC 3: Collect Feedback

Template ghi nhận feedback:

═══════════════════════════════════════════════
         CLIENT FEEDBACK LOG
═══════════════════════════════════════════════

Client: [Name]
Project: [Campaign]
Meeting date: [Date]
Attendees: [List]

───────────────────────────────────────────────
OVERALL REACTION
───────────────────────────────────────────────
☐ Love it, approved as is
☐ Like it, minor changes needed
☐ Concerns, need revisions
☐ Not aligned, major rework needed

───────────────────────────────────────────────
SPECIFIC FEEDBACK
───────────────────────────────────────────────

STRATEGY:
[Client comments on strategy]

TARGETING:
[Client comments on audiences]

CREATIVE CONCEPTS:
Concept A: [Feedback]
Concept B: [Feedback]
Concept C: [Feedback]

BUDGET/TIMELINE:
[Client comments]

───────────────────────────────────────────────
ACTION ITEMS
───────────────────────────────────────────────

☐ [Action 1] - Owner: [Name] - Due: [Date]
☐ [Action 2] - Owner: [Name] - Due: [Date]
☐ [Action 3] - Owner: [Name] - Due: [Date]

───────────────────────────────────────────────
NEXT MEETING
───────────────────────────────────────────────
Date: [Date]
Purpose: [Review revisions / Final approval / etc.]

═══════════════════════════════════════════════

BƯỚC 4: Implement Feedback

Prioritization framework:

PRIORITY 1 (Must do):
• Changes affect strategy core
• Client specifically requested
• Critical for approval

PRIORITY 2 (Should do):
• Improvements that add value
• Nice-to-have enhancements

PRIORITY 3 (Could do):
• Minor tweaks
• Time permitting

Revision timeline:

Minor changes: 24-48 hours
Medium changes: 3-5 days
Major rework: 1-2 weeks (re-quote if scope changed significantly)

BƯỚC 5: Submit Revisions

Email template:

Subject: [Client Name] - Revised Strategy (v2.0)

Kính gửi Anh/Chị [Tên],

Cảm ơn Anh/Chị về feedback rất có giá trị từ meeting ngày [date]!

MangoAds đã incorporate tất cả các điểm Anh/Chị đề xuất:

✓ [Change 1]
✓ [Change 2]
✓ [Change 3]

📎 Tài liệu mới (v2.0): [Link]

📌 KEY CHANGES:
• [Highlight main change 1]
• [Highlight main change 2]

Anh/Chị vui lòng review và cho em biết nếu cần điều chỉnh
thêm điểm nào nhé.

Nếu mọi thứ OK, chúng ta sẽ move forward với creative
production theo timeline đã thảo luận.

Best regards,
[Tên] - MangoAds

BƯỚC 6: Get Final Approval

Approval checkklist:

☐ Client confirmed strategy approved
☐ Budget confirmed
☐ Timeline agreed
☐ Creative direction approved
☐ Next steps clear
☐ Payment milestone triggered (if applicable)
☐ Kick off creative production

PHẦN 6: HANDOVER VÀ DOCUMENTATION

6.1. Handover từ AM/Strategy đến Ads Team

Khi nào handover:

✅ Strategy approved by client
✅ Creative assets ready (or in production)
✅ Technical setup done (Pixel, BM, etc.)

Handover Package cho Ads Team:

═══════════════════════════════════════════════
      CAMPAIGN HANDOVER - ADS TEAM
═══════════════════════════════════════════════

Project: [Client Name] - [Campaign Name]
Handover date: [Date]
From: [AM Name]
To: [Ads Specialist Name]
Launch date: [Target launch date]

───────────────────────────────────────────────
1. ACCOUNT ACCESS
───────────────────────────────────────────────
☐ Business Manager: [BM ID]
☐ Ad Account: [Account ID]
☐ Facebook Page: [Page name]
☐ Instagram Account: [Username]
☐ Pixel: [Pixel ID] - Status: [Active/Pending]

Logins/Access:
[Credentials or access grant confirmation]

───────────────────────────────────────────────
2. CAMPAIGN BRIEF
───────────────────────────────────────────────
Objective: [Conversions / Leads / Traffic / etc.]
Budget: [Total budget] / [Daily budget]
Duration: [Start date] - [End date]
Optimization event: [Lead / Purchase / etc.]

───────────────────────────────────────────────
3. TARGETING SPECS
───────────────────────────────────────────────

Audience 1: [Name]
• Location: [Specific cities/radius]
• Age: [Range]
• Gender: [M/F/All]
• Interests: [List]
• Behaviors: [List]
• Exclusions: [If any]
• Est. size: [X - Y]

Audience 2: [Name]
[Repeat structure]

Retargeting:
• Website visitors: [30/60/90 days]
• Engaged FB/IG: [Details]
• Custom lists: [If any]

Lookalikes:
• Source: [Audience name]
• %: [1% / 1-2% / etc.]
• Location: [Geo]

───────────────────────────────────────────────
4. CREATIVE ASSETS
───────────────────────────────────────────────

Folder location: [Google Drive link]

Video ads:
☐ Video_01_Reels_[name].mp4
☐ Video_02_Feed_[name].mp4
☐ Video_03_Stories_[name].mp4

Image ads:
☐ Image_01_[concept].jpg
☐ Image_02_[concept].jpg
☐ Image_03_[concept].jpg

Ad copy:
☐ Copy_Doc_[campaign-name].docx

───────────────────────────────────────────────
5. CAMPAIGN STRUCTURE
───────────────────────────────────────────────

Campaign Level:
• Name: [Naming convention]
• Objective: [Objective]
• CBO: [On/Off] - Budget: [If CBO]

Ad Set Level:
Ad Set 1:
• Name: [Name]
• Audience: [Audience 1]
• Placements: [Auto/Manual - specify]
• Budget: [Daily/Lifetime]
• Schedule: [Always / Custom]
• Optimization: [Event]

Ad Set 2:
[Repeat]

Ad Level:
[List ad variations & which ad sets]

───────────────────────────────────────────────
6. NAMING CONVENTION
───────────────────────────────────────────────

Format: [Client]_[Objective]_[Audience]_[Date]

Example:
• Campaign: GoldenShell_LeadGen_Dec2024
• Ad Set: GS_LG_TOFU_Interest_Dec
• Ad: GS_LG_Video_ViewRestaurant_v1

───────────────────────────────────────────────
7. TRACKING & REPORTING
───────────────────────────────────────────────

UTM parameters:
• utm_source: facebook
• utm_medium: paid-social
• utm_campaign: [campaign-name]
• utm_content: [ad-name]

Conversion events to track:
☐ [Event 1]
☐ [Event 2]

Dashboard: [Link to performance dashboard]

───────────────────────────────────────────────
8. CLIENT EXPECTATIONS
───────────────────────────────────────────────

KPIs:
• [KPI 1]: [Target]
• [KPI 2]: [Target]

Reporting:
• Daily: [Internal monitoring]
• Weekly: [Quick update to AM]
• Monthly: [Full report]

Special notes:
• [Any specific client requests or concerns]
• [Things to watch out for]

───────────────────────────────────────────────
9. TIMELINE & MILESTONES
───────────────────────────────────────────────

☐ [Date]: Setup complete
☐ [Date]: QA & testing
☐ [Date]: AM final review
☐ [Date]: LAUNCH
☐ [Date]: 3-day checkpoint
☐ [Date]: 1-week optimization
☐ [Date]: 2-week review with client

───────────────────────────────────────────────
10. CONTACTS
───────────────────────────────────────────────

Account Manager: [Name] - [Contact]
Client: [Name] - [Contact]
Designer: [Name] - [Contact]
Response protocol: [How to handle client inquiries]

═══════════════════════════════════════════════

6.2. Documentation Best Practices

MangoAds documentation standards:

📋 ALWAYS DOCUMENT:

1. CLIENT COMMUNICATIONS
   • Discovery call notes
   • Meeting summaries
   • Email threads (important ones)
   • Approval confirmations

2. STRATEGIC DECISIONS
   • Why we chose certain strategy
   • Rationale behind targeting
   • Budget allocation logic
   • Expected outcomes

3. CHANGES & REVISIONS
   • What changed and why
   • Client feedback log
   • Version history

4. CAMPAIGN PERFORMANCE
   • Weekly snapshots
   • Optimizations made
   • Test results
   • Learnings

5. HANDOVERS
   • AM → Strategy
   • Strategy → Ads Team
   • Ads Team → Reporting
   • Project completion handover

Naming conventions:

DOCUMENTS:
[ClientName]_[DocType]_[Version]_[Date]

Examples:
• GoldenShell_Brief_v1_2024-11-15
• GoldenShell_Strategy_v2_2024-11-22
• GoldenShell_Report_Nov2024

FOLDERS:
[ClientName] - [Project Name]
├─ 01_Brief
├─ 02_Research
├─ 03_Strategy
├─ 04_Creatives
├─ 05_Campaign_Setup
├─ 06_Reports
└─ 07_Archive

PHẦN 7: COMMUNICATION PROTOCOLS

7.1. Internal Communication

Tools tại MangoAds:

SLACK: Real-time communication
├─ #general: Announcements
├─ #sales: Sales updates
├─ #strategy: Strategy discussions
├─ #ads-team: Media buying chat
├─ #design: Creative requests & feedback
└─ #client-[name]: Per-client channels

ASANA/TRELLO: Project management
├─ Task assignments
├─ Deadlines tracking
├─ File attachments
└─ Progress updates

GOOGLE DRIVE: File storage & collaboration
├─ Client folders
├─ Templates
├─ Shared documents
└─ Reports

EMAIL: Formal communication
├─ Client communication
├─ Official requests
└─ Approvals

Response time expectations:

INTERNAL:
• Slack: < 2 hours (working hours)
• Email: < 4 hours (working hours)
• Urgent: Call/SMS

CLIENT:
• Email: < 2 hours (working hours)
• Phone: Answer during business hours
• After hours: Emergency only
• Messenger: < 1 hour (if ads running)

7.2. Client Communication

Regular touchpoints:

WEEK 0: ONBOARDING
├─ Welcome email
├─ Discovery call
└─ Expectation setting

WEEK 1-2: DEVELOPMENT
├─ Progress updates (mid-week)
└─ Strategy presentation

WEEK 3: PRE-LAUNCH
├─ Creative review
├─ Final approvals
└─ Launch confirmation

WEEK 4+: ONGOING
├─ Daily monitoring (internal)
├─ Weekly quick updates (email)
├─ Bi-weekly optimization calls
└─ Monthly full reports (meeting)

Email templates:

Weekly Update:

Subject: [Client] - Week [X] Campaign Update

Kính gửi Anh/Chị [Tên],

Quick update về campaign [tên] trong tuần qua:

📊 PERFORMANCE HIGHLIGHTS:
• Spend: [X VNĐ] / [Budget]
• [Main KPI]: [Result] (target: [Target])
• [KPI 2]: [Result]
• Status: [On track / Need attention]

✅ OPTIMIZATIONS MADE:
• [Change 1]
• [Change 2]

📌 NEXT WEEK PLAN:
• [Plan 1]
• [Plan 2]

⚠️ NOTES/CONCERNS:
• [If any issues or opportunities]

Full dashboard: [Link]

Có bất kỳ câu hỏi nào, Anh/Chị cứ inbox em nhé!

Best,
[Tên] - MangoAds

PHẦN 8: THỰC HÀNH

📝 BÀI TẬP 1: Project Timeline Planning

Scenario: Client Golden Shell Restaurant sign contract ngày 01/12. Họ muốn launch campaign ngày 15/12 (rush project).

Nhiệm vụ:

Tạo timeline chi tiết (theo ngày)
Identify critical path
Assign tasks to teams
Highlight risks và contingency plans

📝 BÀI TẬP 2: Handover Document

Scenario: Bạn là AM, đã approved strategy cho Paradise Bay Resort. Chuẩn bị handover cho Ads Team.

Nhiệm vụ:

Hoàn thành Handover Document template
Include tất cả specs cần thiết
Highlight special requirements

📝 BÀI TẬP 3: Client Feedback Handling

Scenario: Client feedback sau strategy presentation:

"Creative concept A không thích, quá formal"
"Budget cho TOFU seems high, có thể cut?"
"Thêm 1 audience nữa: corporate clients"

Nhiệm vụ:

Categorize feedback (must/should/could)
Draft response email
Outline revision plan với timeline

📝 BÀI TẬP 4: Crisis Simulation

Scenario: Launch day: Ads bị rejected vì "Before-After claims". Client đang hỏi tại sao campaign chưa chạy.

Nhiệm vụ:

Immediate action plan
Communication plan (internal & client)
Resolution timeline
Prevention measures for future

CHECKLIST HOÀN THÀNH MODULE 2.3

Hiểu rõ workflow end-to-end tại MangoAds
Biết cách coordinate giữa các teams
Sử dụng thành thạo templates và tools
Quản lý timeline và deadlines hiệu quả
Handle client feedback professionally
Tạo handover documents đầy đủ
Communication rõ ràng và kịp thời
Hoàn thành 3/4 bài tập thực hành

TỔNG KẾT PHẦN 2

Chúc mừng bạn đã hoàn thành PHẦN 2: QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG! 🎉

Bạn đã học được:

✅ Module 2.1: Thu thập thông tin đầy đủ từ khách hàng

Discovery call framework
Client brief template
20 câu hỏi quan trọng nhất

✅ Module 2.2: Phân tích và đánh giá có hệ thống

Account audit
Audience insights
Customer journey mapping
SWOT analysis
Competitor research

✅ Module 2.3: Quy trình làm việc chuyên nghiệp

Workflow end-to-end
Team collaboration
Templates và tools
Timeline management
Communication protocols

NEXT STEPS:

Bạn đã sẵn sàng move sang PHẦN 3: LÊN PLANNING & CHIẾN LƯỢC!

Trong Phần 3, bạn sẽ học cách:

Xây dựng chiến lược tổng thể từ insights đã gather
Develop audience strategy chi tiết
Create compelling creative strategy
Plan budget effectively
Viết Planning Document professional

👉 Tiếp tục với: Phần 3: Lên Planning & Chiến lược

TÀI LIỆU THAM KHẢO

📁 Internal Resources (MangoAds):

All templates mentioned (Google Drive)
Process flowcharts (Miro)
Sample handover documents
Communication templates
Case study recordings

📚 Recommended Reading:

"Getting Things Done" - David Allen (productivity)
"Radical Candor" - Kim Scott (feedback)
"The Checklist Manifesto" - Atul Gawande (processes)

🎥 Video Training:

"MangoAds Workflow Overview" (30 min)
"How to Run Effective Client Meetings" (20 min)
"Documentation Best Practices" (15 min)

FEEDBACK & SUPPORT

Có câu hỏi về quy trình? Cần clarification?

💬 Hỏi trainer trực tiếp 📧 Email: [email protected] 👥 Slack: #training-support

Remember:

"Great campaigns are built on great processes. Master the process, master the results."

Document này là tài sản nội bộ của MangoAds. Vui lòng không chia sẻ ra bên ngoài.

MỤC TIÊU HỌC TẬP​

PHẦN 1: TỔNG QUAN QUY TRÌNH TẠI MANGOADS​

1.1. Organizational Structure​

1.2. End-to-End Workflow​

PHẦN 2: FLOW LÀM VIỆC TỪ SALES ĐÊN EXECUTION​

2.1. Handover từ Sales đến Account Manager​

Handover Meeting (30 phút)​

2.2. AM Coordination với Strategy Team​

Strategy Kick-off Agenda (60 phút)​

2.3. Strategy Development Process​

PHẦN 3: TEMPLATE VÀ TÀI LIỆU​

3.1. MangoAds Document Library​

3.2. Key Templates Walkthrough​

Template 1: Planning Document​

Template 2: Creative Brief for Design Team​

PHẦN 4: TIMELINE CHUẨN CHO MỖI DỰ ÁN​

4.1. Standard Project Timeline​

4.2. Fast-Track Timeline (Rush Projects)​

PHẦN 5: QUY TRÌNH APPROVAL VÀ FEEDBACK​

5.1. Internal Review Process​

5.2. Client Feedback Handling​

BƯỚC 1: Schedule Review Meeting​

BƯỚC 2: Presentation Meeting​

BƯỚC 3: Collect Feedback​

BƯỚC 4: Implement Feedback​

BƯỚC 5: Submit Revisions​

BƯỚC 6: Get Final Approval​

PHẦN 6: HANDOVER VÀ DOCUMENTATION​

6.1. Handover từ AM/Strategy đến Ads Team​

Handover Package cho Ads Team:​

6.2. Documentation Best Practices​

PHẦN 7: COMMUNICATION PROTOCOLS​

7.1. Internal Communication​

7.2. Client Communication​

PHẦN 8: THỰC HÀNH​

📝 BÀI TẬP 1: Project Timeline Planning​

📝 BÀI TẬP 2: Handover Document​

📝 BÀI TẬP 3: Client Feedback Handling​

📝 BÀI TẬP 4: Crisis Simulation​

CHECKLIST HOÀN THÀNH MODULE 2.3​

TỔNG KẾT PHẦN 2​

TÀI LIỆU THAM KHẢO​

FEEDBACK & SUPPORT​

MỤC TIÊU HỌC TẬP

PHẦN 1: TỔNG QUAN QUY TRÌNH TẠI MANGOADS

1.1. Organizational Structure

1.2. End-to-End Workflow

PHẦN 2: FLOW LÀM VIỆC TỪ SALES ĐÊN EXECUTION

2.1. Handover từ Sales đến Account Manager

Handover Meeting (30 phút)

2.2. AM Coordination với Strategy Team

Strategy Kick-off Agenda (60 phút)

2.3. Strategy Development Process

PHẦN 3: TEMPLATE VÀ TÀI LIỆU

3.1. MangoAds Document Library

3.2. Key Templates Walkthrough

Template 1: Planning Document

Template 2: Creative Brief for Design Team

PHẦN 4: TIMELINE CHUẨN CHO MỖI DỰ ÁN

4.1. Standard Project Timeline

4.2. Fast-Track Timeline (Rush Projects)

PHẦN 5: QUY TRÌNH APPROVAL VÀ FEEDBACK

5.1. Internal Review Process

5.2. Client Feedback Handling

BƯỚC 1: Schedule Review Meeting

BƯỚC 2: Presentation Meeting

BƯỚC 3: Collect Feedback

BƯỚC 4: Implement Feedback

BƯỚC 5: Submit Revisions

BƯỚC 6: Get Final Approval

PHẦN 6: HANDOVER VÀ DOCUMENTATION

6.1. Handover từ AM/Strategy đến Ads Team

Handover Package cho Ads Team:

6.2. Documentation Best Practices

PHẦN 7: COMMUNICATION PROTOCOLS

7.1. Internal Communication

7.2. Client Communication

PHẦN 8: THỰC HÀNH

📝 BÀI TẬP 1: Project Timeline Planning

📝 BÀI TẬP 2: Handover Document

📝 BÀI TẬP 3: Client Feedback Handling

📝 BÀI TẬP 4: Crisis Simulation

CHECKLIST HOÀN THÀNH MODULE 2.3

TỔNG KẾT PHẦN 2

TÀI LIỆU THAM KHẢO

FEEDBACK & SUPPORT