Tổng quan hệ thống - Unified Agency Financial & Delivery System

1. Giới thiệu

1.1. Tên hệ thống

Unified Agency Financial & Delivery System (Hệ thống điều hành tài chính – dự án – ads – outsource cho agency)

1.2. Mục đích

Xây dựng một hệ thống trung tâm để quản lý toàn bộ hoạt động tài chính, nghiệp vụ và giao hàng của agency performance marketing, bao gồm:

• Quản lý hợp đồng và scope dịch vụ
• Quản lý ngân sách và KPI cho ads campaigns
• Quản lý dự án web/app development
• Quản lý nhà thầu phụ và outsource
• Quản lý dòng tiền vào/ra
• Báo cáo lời/lỗ theo thời gian thực

2. Vấn đề cần giải quyết

2.1. Bảng so sánh vấn đề và giải pháp

Vấn đề hiện tại	Hệ thống giải quyết
Chạy ads theo file rời, khó kiểm soát	Tất cả ngân sách & KPI được khóa theo hợp đồng
Dễ bị chạy lố ngân sách, chạy lỗ	Campaign bị giới hạn theo phân bổ, auto-pause khi vượt ngưỡng
Kéo data về không khớp với file phân bổ	Campaign naming convention + mapping engine tự động
Finance không biết cần bao nhiêu tiền tháng sau	Dự báo dòng tiền ra theo kế hoạch campaign
Không gắn ads với tiến độ thanh toán	Contract → Scope → Milestone → Nghiệm thu → Thu tiền
Không theo dõi được chi phí nhà thầu phụ	Quản lý vendor assignment và vendor payment schedule
Không biết dự án nào đang lời/lỗ	Dashboard profit & loss theo scope và theo thời gian thực

2.2. Đối tượng sử dụng

Role	Vai trò trong hệ thống
Kế toán (Accountant)	Nhập hợp đồng, payment schedule, quản lý milestone
Project Manager (PM)	Phân bổ ngân sách cho campaign/project, quản lý scope
Ads Team	Xem ngân sách được phân bổ, chạy ads trong giới hạn
Finance	Theo dõi cashflow, dự báo dòng tiền
Director	Xem tổng quan profit/loss, ra quyết định chiến lược

3. Triết lý thiết kế

3.1. Nguyên tắc cốt lõi

Hệ thống KHÔNG quản lý chi tiết ads, web development, hay bất kỳ công việc vận hành nào.

Hệ thống chỉ quản lý:

• Tiền (Budget, Cost, Revenue)
• KPI (Target, Achieved, Remaining)
• Nghiệm thu (Milestone, Acceptance)
• Dòng tiền (Cash In, Cash Out)
• Lời/Lỗ (Profit, Margin)
• Rủi ro (Budget overrun, KPI underperformance)

3.2. Tự do vận hành

Ads team, Dev team, Design team được tự do tác nghiệp trong phạm vi:

• Ngân sách đã được khóa
• KPI đã được đặt ra
• Thời gian đã được quy định

Họ không bị can thiệp vào cách làm việc, chỉ cần đảm bảo:

• Không vượt ngân sách
• Đạt KPI tối thiểu
• Giao hàng đúng deadline

4. Phạm vi hệ thống

4.1. Các loại dịch vụ được quản lý

Loại dịch vụ	Scope Type	Ví dụ
Performance Ads	ads	Facebook Ads, TikTok Ads, Google Ads
Web Development	web	Landing page, Corporate website, E-commerce
App Development	app	iOS app, Android app, Cross-platform app
SEO	seo	On-page SEO, Off-page SEO, Technical SEO
Hosting & Infrastructure	hosting	Domain, Server, CDN, SSL
KOL Marketing	kol	Influencer campaign, Brand ambassador
Branding	branding	Logo design, Brand identity, Video production
Outsource	outsource	Bất kỳ dịch vụ nào thuê nhà thầu phụ

4.2. Ngoài phạm vi

Hệ thống KHÔNG quản lý:

• Chi tiết thiết kế UI/UX
• Code base của dự án web/app
• Nội dung quảng cáo (ad creative)
• Chi tiết setup ads (ad set, audience, placement)
• Quy trình approve nội dung
• Task management của team

Những việc trên do các tool chuyên dụng khác đảm nhận (Figma, GitHub, Ads Manager, Asana, v.v.)

5. Kiến trúc tổng quan

5.1. Cấu trúc dữ liệu cốt lõi

Contract (Hợp đồng tổng)
 └── Scope (Channel / Service Package)
        ├── Campaign Plan (nếu là Ads)
        │     └── Campaign Execution (tracking từ BigQuery)
        ├── Project Plan (nếu là Web/App/SEO)
        │     └── Tasks & Deliverables
        ├── Vendor Assignment (nếu có outsource)
        │     └── Vendor Payment Schedule
        └── Payment Milestone (nghiệm thu – thu tiền)
              └── Milestone Progress

5.2. Luồng dữ liệu chính

1. Kế toán nhập Contract + Scope + Payment Schedule
                    ↓
2. PM phân bổ Budget & KPI cho từng Scope
                    ↓
3. Ads team chạy campaign theo naming convention
                    ↓
4. BigQuery kéo data về từ Meta/TikTok/Google
                    ↓
5. Mapping engine parse campaign name → map vào Scope
                    ↓
6. Hệ thống tính toán:
   - Spend vs Budget
   - KPI achieved vs KPI target
   - Profit/Loss
   - Milestone completion
                    ↓
7. Finance xem cashflow forecast
                    ↓
8. Director xem dashboard tổng quan P&L

6. Lợi ích kinh doanh

6.1. Cho Director/CEO

• Biết chính xác dự án nào đang lời, dự án nào đang lỗ
• Quyết định có tiếp tục đầu tư hay không
• Kiểm soát margin của toàn công ty
• Phát hiện rủi ro sớm (budget overrun, KPI lag)

6.2. Cho Finance

• Dự báo chính xác dòng tiền ra cần thiết cho tháng tới
• Biết khi nào sẽ thu được tiền từ khách hàng
• Tránh thiếu hụt cashflow đột ngột
• Lập kế hoạch thanh khoản tốt hơn

6.3. Cho PM

• Không lo chạy lố ngân sách
• Không lo bị lỗ vì không tính đúng chi phí
• Tự động tracking KPI và budget
• Focus vào tối ưu hiệu quả thay vì tracking thủ công

6.4. Cho Ads Team

• Biết rõ ngân sách được phân bổ
• Tự do optimize trong khuôn khổ đã định
• Không bị gián đoạn vì hết budget đột ngột

6.5. Cho Kế toán

• Không phải tracking thủ công hàng trăm campaign
• Tự động biết khi nào đủ điều kiện xuất hóa đơn
• Giảm thiểu sai sót do nhập liệu

7. Tính năng nổi bật

7.1. Auto Budget Guard

Tự động giám sát và bảo vệ ngân sách:

• Cảnh báo khi spend đạt 95% budget
• Tự động pause campaign khi spend đạt 100%
• Alert PM khi KPI không theo kịp pace

7.2. Profit Protection Engine

Tự động tính toán và bảo vệ lợi nhuận:

• Real-time profit calculation
• Block tăng budget khi expected profit < 0
• Cảnh báo khi margin thấp hơn target

7.3. Cashflow Forecasting

Dự báo dòng tiền thông minh:

• Dự báo dòng tiền ra theo kế hoạch campaign
• Dự báo dòng tiền vào theo milestone
• Cảnh báo sớm khi có rủi ro thiếu hụt cashflow

7.4. Automated Data Mapping

Tự động mapping data từ ads platform:

• Parse campaign name theo convention
• Map vào đúng scope và contract
• Aggregate data theo nhiều dimension

7.5. Multi-Channel Dashboard

Dashboard tổng hợp đa kênh:

• Xem performance của tất cả channel trong một view
• So sánh hiệu quả giữa các channel
• Drill down từ contract → scope → campaign

8. Công nghệ và tích hợp

8.1. Data Source Integration

• Meta Ads API: Facebook Ads, Instagram Ads
• TikTok Ads API: TikTok Ads
• Google Ads API: Google Search, Display, YouTube
• Custom tracking: Landing page conversion, CRM data

8.2. Data Platform

• BigQuery: Data warehouse cho tất cả ads data
• Data Pipeline: ETL/ELT process để chuẩn hóa data
• Mapping Engine: Parse và map campaign data

8.3. Backend System

• MangoREST/MGS: Backend framework
• MongoDB: Database cho contract, scope, campaign plan
• API: RESTful API cho frontend và integrations

8.4. Frontend

• Dashboard: Các dashboard theo role
• Import Tool: Upload file Excel/CSV để phân bổ budget
• Alert System: Email/Slack notification cho các cảnh báo

9. Roadmap phát triển

Phase 1: MVP (Core Contract & Budget)

• Contract management
• Scope management
• Budget allocation
• Basic dashboard

Phase 2: Ads Integration

• Campaign naming convention
• BigQuery integration
• Mapping engine
• Auto budget guard

Phase 3: Cashflow & Profit

• Payment milestone
• Cashflow forecasting
• Profit calculation
• Advanced reporting

Phase 4: Vendor & Outsource

• Vendor management
• Vendor payment schedule
• Full cost calculation
• Complete P&L

Phase 5: Advanced Features

• Predictive analytics
• AI-powered budget optimization
• Automated milestone tracking
• Mobile app

10. Kết luận

Đây không phải là một ads tool đơn thuần. Đây không phải là một project management tool. Đây không phải là một accounting tool.

Đây là Agency Operating System - hệ điều hành cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của agency, đảm bảo:

• Mọi hợp đồng đều có lời
• Mọi ngân sách đều được kiểm soát
• Mọi dòng tiền đều được dự báo
• Mọi rủi ro đều được phát hiện sớm

Hệ thống này giúp agency scale up an toàn mà không lo mất kiểm soát về tài chính.